Projektmanagement 4.0: Mit Digitalisierung zu besserer Qualität und geringerem Risiko

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Veränderungen in nahezu allen Bereichen der Wirtschaft und Gesellschaft bewirkt. Besonders im Projektmanagement hat der Einsatz digitaler Technologien bedeutende Auswirkungen auf das Qualitäts- und Risikomanagement. Dieser Bericht beleuchtet, wie digitale Tools und Methoden die Art und Weise, wie Projekte geplant, überwacht und gesteuert werden, revolutionieren und dabei sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen.

Bessere Daten für klügere Entscheidungen

Eine der zentralen Auswirkungen der Digitalisierung im Projektmanagement ist die verbesserte Datenverfügbarkeit und -genauigkeit.

Moderne Projektmanagement-Software ermöglicht es, grosse Mengen an Daten zu erfassen und zu analysieren.

Dies schafft eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen im Qualitätsmanagement. Durch präzise und aktuelle Daten können Projektmanager und Projektmanagerin Qualitätsprobleme frühzeitig erkennen und entsprechende Massnahmen einleiten. Die kontinuierliche Überwachung und Analyse von Projektdaten tragen dazu bei, Abweichungen von Qualitätsstandards schnell zu identifizieren und zu korrigieren, wodurch die Gesamtqualität der Projektergebnisse verbessert wird.

Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Effizienz

Die Automatisierung von Routineaufgaben ist ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung. Viele manuelle und zeitaufwendige Prozesse im Qualitäts- und Risikomanagement können durch digitale Tools automatisiert werden.

Dies reduziert die Fehleranfälligkeit und steigert die Effizienz. Beispielsweise können automatisierte Checklisten und Prüfprozesse sicherstellen, dass alle erforderlichen Qualitätskontrollen durchgeführt werden, ohne dass menschliches Versagen eine Rolle spielt.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bieten zusätzliche Möglichkeiten. Sie verbessern kontinuierlich die IT-Systeme und unterstützen proaktive Fehlermeldungen. Auch hier gilt jedoch, dass keine unnötige Komplexität geschaffen werden soll, welche wiederum zu Ineffizienz führen kann. Oder mit anderen Worten: «Gute Lösungen, sind einfache Lösungen».

Risikoidentifikation und –bewertung

Der Einsatz von Big Data und die Anwendung von state-of-the-art Daten-Analysetools führen zu einem erfolgreichen Risikomanagement.

• Aus vorhandenen Daten entstehen Vorhersagemodelle. Hieraus lassen sich frühzeitig Risiken identifizieren, die wiederum eine gezielte Planung und Implementierung von Massnahmen zur Risikominimierung ermöglichen.
• Ein weiteres Mittel zur Früherkennung von Risiken sind Echtzeit-Überwachungssysteme. Sie überwachen und kommunizieren so bald ein kritische Schwellenwerte überschritten wird.

Der Vorteil: Schnelles Reagieren um negative Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine klare und zielgerichtete Kommunikation und eine effektive Zusammenarbeit sind essenziell für den Erfolg von Projekten, der sogenannte Erfolgsfaktor. Digitale Plattformen und Kommunikations-Tools erleichtern den Austausch von Informationen und fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, wie beispielsweise Teammitglieder, Anwender, Stakeholder und externe Partner.

Anwendung von cloudbasierten Projektmanagement- und Kollaborationstools

1. Verbesserte Datenzugänglichkeit:

• Alle Teammitglieder können jederzeit und von überall auf aktuelle Projektdaten zugreifen.

2. Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit:

• Entscheidungen werden transparenter und besser nachvollziehbar.

3. Verbesserte Teamkoordination:

• Einsatz von Kollaborationstools fördert die Zusammenarbeit.

4. Schnellere Reaktionsfähigkeit:

• Ermöglicht schnelleres Reagieren auf Änderungen im Projekt.

 Flexibilität und agile Methoden

Eine dynamische Projektumgebung setzt Flexibilität voraus. Diese Flexibilität ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Dank der Digitalisierung können ProjektmanagerInnen heute viel schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Vorgehensweisen anpassen.

Agile Methoden in der Projektentwicklung

Im Besonderen unterstützen agile Methoden eine schrittweise und anpassungsfähige Projektentwicklung. Die Anwendung von agilen Methoden ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen. Das bedeutet:

• Projekte werden in kleinere, überschaubare Abschnitte unterteilt.
• Nach jedem Abschnitt wird überprüft, ob alles nach Plan läuft.
• Bei Bedarf können Änderungen vorgenommen werden, ohne das ganze Projekt umzuwerfen.

Vorteile für das Risikomanagement

Diese flexible Arbeitsweise ist besonders im Risikomanagement wichtig. Sie erlaubt es dem Projektteam:

1. Schnell auf unerwartete Probleme zu reagieren.

2. Lösungen zu finden, bevor kleine Probleme zu grossen Hindernissen werden.

3. Die Auswirkungen von Risiken auf das gesamte Projekt zu minimieren.

Durch diesen Ansatz können Projekte trotz unvorhergesehener Herausforderungen erfolgreich abgeschlossen werden.

Herausforderungen der Digitalisierung

Trotz aller Vorteile bringt die Digitalisierung auch neue Herausforderungen mit sich:

• Projekte können anfälliger für Computerprobleme oder Hackerangriffe werden.
• Der Schutz von Daten wird immer wichtiger.
• Mitarbeiter müssen im Umgang mit neuen Technologien geschult werden.
• Manchmal können zu viele komplizierte Systeme die Mitarbeitenden überfordern.

Fazit

Die Digitalisierung hat das Qualitäts- und Risikomanagement im Projektmanagement grundlegend verändert.

• Durch den Einsatz digitaler Technologien können Projekte effizienter, transparenter und flexibler gestaltet werden.
• Die verbesserte Datenverfügbarkeit und Datenqualität, Automatisierung von Prozessen, bessere Risikoidentifikation und -bewertung sowie die erleichterte Kommunikation und Zusammenarbeit tragen dazu bei, die Erfolgschancen von Projekten signifikant zu erhöhen.

Dennoch müssen die mit der Digitalisierung verbundenen Risiken und Herausforderungen aktiv gemanagt werden.

Insgesamt bietet die Digitalisierung ein enormes Potenzial, das Projektmanagement auf ein neues Niveau zu heben und die Qualität und Sicherheit von Projektergebnissen zu steigern.