La collaboration en home-office est possible grâce au numérique - mais la discipline est nécessaire
Lors du premier #DINversusCorona Virtual Meetup, les participants connectés via Zoom ont parlé de leurs premières expériences avec le bureau à domicile prescrit. Philipp Egli (isolutions) et Lara Riesen (FMB) Tricks ont décrit les pièges du home office et des réunions en ligne. Les entreprises doivent mettre en place une gouvernance afin d'éviter une prolifération d'outils dans le domaine informatique.
Texte : Thomas Gees, Institut Digital Enabling, Haute école spécialisée bernoise Économie
Peu après l'assemblée générale, le comité directeur du Digital Impact Network a dû annuler les formats d'événements qu'il avait déjà développés en raison de la situation exceptionnelle (Covid 19). Spontanément et simplement, le comité a réagi en lançant l'idée d'un #DINversusCorona Virtual Meetup. Au lieu de baisser la tête, un format de manifestation virtuelle a été créé en peu de temps. Le 1er avril (sans blague), l'échange d'idées a eu lieu pour la première fois via l'outil de vidéoconférence Zoom. "Comment travailler efficacement même dans un bureau à domicile ?"
Des pauses, beaucoup d'air frais et des fleurs sur la table
Le home office est certes toléré dans de nombreuses entreprises, mais généralement dans une mesure limitée. Depuis le 16 mars 2020, de nombreux collaborateurs travaillent à domicile, sans limite ni alternative. Ceux qui n'ont pas d'enfants peuvent continuer à travailler sans être dérangés, mais ceux qui doivent aussi faire de l'école à domicile ou s'occuper de leurs enfants en général ne sont pas à l'aise avec le home office. Mais même ceux qui peuvent travailler à la maison sans être dérangés se heurtent parfois à des problèmes tout à fait banals : on "oublie" de faire des pauses, on ne se met pas vraiment en route le matin, on mange de manière irrégulière et devant l'écran, et on se sent complètement épuisé dès le milieu de l'après-midi. Le home office est très fatigant, a raconté une participante au #DINversusCorona. Lara Riesen a donc donné des conseils très pratiques pour un home-office réussi : une position ergonomique correcte, un deuxième écran à côté de l'ordinateur portable, des pauses régulières et surtout des sorties à l'air libre en dehors de la maison. Le temps beau mais plutôt frais était en fait idéal pour se promener - mais : prend-on le temps de le faire régulièrement ?
La technique rend beaucoup de choses possibles
Les aides techniques sous forme d'applications et de plateformes pour le travail (en commun) à domicile ne manquent pas. Mais comment gérer ces nombreux outils bien intentionnés, qui offrent chacun un bon soutien, mais qui ont aussi leurs faiblesses ? Les collaborateurs doivent rapidement utiliser trois plates-formes, voire plus ; outre le chat et les vidéoconférences, la communication se poursuit par e-mail. La réunion et l'intégration d'autres fonctions dans les Smart Workspaces n'entraînent pas seulement une surcharge technique, mais aussi une surcharge culturelle. Outre les outils TIC courants, d'autres s'ajoutent dans le bureau à domicile : les grands fournisseurs informatiques proposent des solutions standard, de sorte que les outils de collaboration ne manquent vraiment pas. Mais la plupart du temps, les outils ne sont pas vraiment intégrés : selon Philipp Egli (isolutions), le défi consiste donc à donner des repères aux collaborateurs et à éviter la prolifération des outils en imposant une gouvernance claire par l'informatique.
Des règles aussi pour les réunions en ligne
Lors de l'échange qui a suivi, les questions relatives aux solutions alternatives open source ont été discutées ; il s'est avéré que l'on travaille aujourd'hui tout à fait en parallèle et que des solutions propriétaires sont utilisées parallèlement à l'open source. D'autres points de la discussion concernaient l'organisation des réunions et le besoin d'échanges à un niveau non professionnel. Que l'on se rencontre en ligne ou hors ligne ne joue souvent pas un rôle décisif : les réunions doivent être bien préparées (et même mieux en ligne) et l'organisateur doit contrôler et autoriser consciemment une culture de la discussion. Mais le fait qu'il puisse y avoir des situations désagréables et que l'on puisse se retrouver dans des situations délicates est un défi. Une participante a ainsi recommandé de prendre alors le téléphone et de répondre aux besoins individuels lors d'entretiens individuels.
Conclusion : l'échange a montré qu'après deux semaines d'expérience de home office, des signes de fatigue se font déjà sentir. Les outils sont performants et remplacent assez bien la collaboration dans l'espace virtuel. Ce qui manque encore, c'est une gouvernance ainsi qu'une culture de la collaboration qui permettent également un espace pour les échanges non professionnels. Le home-office est déjà devenu une routine importante, mais le besoin de rencontres analogues est grand.
D'autres événements de la série #DINversusCorona en avril et mai sont disponibles sur digitalimpact.ch/events/. N'hésitez pas à y jeter un coup d'œil et à participer à la discussion.
