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#DINversusCorona: Homeoffice – Es braucht IT-Governance und eine Online-Meeting-Kultur

Die Zusammenarbeit im Homeoffice ist digital gut möglich – benötigt wird dennoch Disziplin

Am ersten #DINversusCorona Virtual Meetup haben die via Zoom zugeschalteten Teilnehmenden über erste Erfahrungen mit dem verordneten Homeoffice gesprochen. Philipp Egli (isolutions) sowie Lara Riesen (BKW) Tricks schilderten die Tücken von Homeoffice und online-Meetings. Unternehmen müssen eine Governance aufbauen, damit in der IT ein Wildwuchs an Tools verhindert werden kann.

Text: Thomas Gees, Institut Digital Enabling, Berner Fachhochschule Wirtschaft

Kurz nach der Generalversammlung musste der Vorstand des Digital Impact Networks seine bereits entwickelten Eventformate wieder absagen aufgrund der ausserordentlichen Lage (Covid 19). Spontan und unkompliziert reagierte der Vorstand aber mit der Idee eines #DINversusCorona Virtual Meetup. Statt den Kopf hängen zu lassen wurde innert Kürze ein virtuelles Veranstaltungsformat kreiert. Am 1. April (kein Scherz) fand der Gedankenaustausch zum ersten Mal über das Video-Konferenz-Tool Zoom statt. «Wie arbeite ich auch im Homeoffice effizient?»

Pausen, viel frische Luft und Blumen auf dem Tisch

Homeoffice wird in vielen Unternehmen zwar toleriert, aber meist nur in einem eingeschränkten Umfang. Seit dem 16. März 2020 sind viele Mitarbeitende aber im grenzen- und alternativlosen Homeoffice. Wer keine Kinder hat, kann einigermassen ungestört weiterarbeiten, wer nebenher noch Homeschooling erfüllen oder generell Kinderbetreuung leisten muss, für den ist Homeoffice kein leichtes Unterfangen. Doch auch wer ungestört zu Hause arbeiten kann, dem stellen sich manchmal ganz banale Probleme: man «vergisst» Pausen zu machen, kommt am Morgen nicht richtig in die Gänge, isst unregelmässig und auch noch vor dem Bildschirm und fühlt sich schon Mitte Nachmittag völlig erschöpft. Homeoffice ermüdet sehr, erzählte denn eine Teilnehmerin am #DINversusCorona. Lara Riesen gab deshalb ganz praktische Tipps für ein erfolgreiches Homeoffice: ergonomisch richtige Haltung, ein zweiter Bildschirm neben dem Notebook, regelmässige Pausen einlegen und vor allem ausserhalb des Hauses an die frischen Luft gehen. Das schöne aber recht kühle Wetter war eigentlich ideal für Spaziergänge – nur: nimmt man sich auch regelmässig Zeit?

Die Technik macht vieles möglich

An technischen Helfern in Form von Apps und Plattformen mangelt es für das (Zusammen-)arbeiten im Homeoffice nicht. Doch wie geht man um mit diesen vielen gut gemeinten Tools, welches jedes für sich gute Unterstützung bietet, aber dann doch seine Schwächen hat? Schnell einmal müssen Mitarbeitende drei oder noch mehr Plattformen nutzen; neben dem Chat, den Videokonferenzen, geht die Kommunikation über E-Mail weiter. Das Zusammenführen und Integrieren von weiteren Funktionen in den Smart Workspaces führt nicht nur zu einer technikbedingten sondern auch zu einer kulturellen Überforderung. Neben den gängigen ICT-Tools kommen im Homeoffice weitere hinzu: die grossen IT-Anbieter führen Standardlösungen im Angebot, so dass es wahrlich nicht mangelt an Kollaborationstools. Doch wirklich integriert sind die Tools meist nicht: Der Challenge ist gemäss Philipp Egli (isolutions) deshalb, den Mitarbeitenden Orientierung zu geben und den Wildwuchs zu vermeiden, indem die IT eine klare Governance vorgibt.

Regeln auch für Online Meetings

Im anschliessenden Austausch wurden Fragen nach alternativen Open Source Lösungen diskutiert; dabei zeigte sich, dass heute durchaus parallel gearbeitet wird und proprietäre Lösungen neben Open Source eingesetzt werden. Weitere Punkte in der Diskussion betrafen die Organisation von Meetings und das Bedürfnis nach Austausch auf einer nicht-fachlichen Ebene. Ob man sich On- oder Offline trifft, spielt häufig nicht die entscheidende Rolle: Sitzungen müssen gut (online sogar bessser) vorbereitet sein, und der Organisator muss eine Diskussionskultur bewusst steuern und zulassen. Dass es aber auch zu unangenehmen Situationen kommen kann und man sich in heiklen Situationen wiederfindet, ist eine Herausforderung. So empfahl eine Teilnehmerin, dann zum Telefon zu greifen und in Einzelgesprächen auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Fazit: der Austausch zeigte, dass nach zwei Wochen Home-Office-Erfahrung sich bereits Ermüdungserscheinungen bemerkbar machen. Die Tools sind leistungsstark und substituieren die Zusammenarbeit im virtuellen Raum recht gut. Was noch fehlt, ist eine Governance sowie eine Kultur der Zusammenarbeit, welche auch Raum für nicht-fachlichen Austausch ermöglichen. Das Home-Office ist bereits zu einer wichtigen Routine geworden, doch das Bedürfnis nach analogen Begegnungen ist gross.

Weitere Events in der Reihe #DINversusCorona im April und Mai sind unter digitalimpact.ch/events/ zu finden. Reinschauen und Mitdiskutieren erwünscht.

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